Travailler à domicile

Travail à domicile : le kit matériel pour s'installer

Bien s'équiper tout en optimisant la place, conserver ses documents et ses fichiers sans être envahis par les classeurs d'archives... Quels outils choisir pour travailler à domicile ? Découvrez les conseils d'experts en travail à distance.

Valérie Froger | LEntreprise.com | Mis en ligne le 20/09/2007

Mettre à l'abri ses données, travailler à plusieurs sur un même document, charger les mises à jour des logiciels, organiser des sauvegardes régulières... Votre statut de créateur à domicile va vous imposer de nouvelles habitudes de travail. Voici les outils et les principales techniques qui permettent aujourd'hui d'allier travail à domicile et performance.

- Echange de fichiers : utilisez des formats standards. Enregistrez vos fichiers en .pdf, format universel lisible par n'importe quel ordinateur, ce qui n'est pas toujours le cas du .doc.

- Sauvegarde des données : privilégiez les systèmes de back-up extérieurs. Les sauvegardes doivent être quotidiennes, c'est impératif. Solution la plus économique : la clé USB. Mais attention à ne pas l'égarer. Préférez les disques externes (idéalement de 500 Go) et n'hésitez pas à alterner les sauvegardes sur deux disques. Le must en termes de sécurité étant la sauvegarde sur un serveur situé hors domicile.

INFORMATIQUE

La place étant une priorité pour vous, optez pour un écran plat ! Et pour un maximum de confort de travail, voyez grand. Un écran de 19 pouces est idéal (à partir de 250 euros). Si vous vous déplacez, l'ordinateur portable s'impose. Choisissez-le bien équipé et puissant (1 Go de RAM minimum), là aussi avec un large écran de 17 pouces (de très performants à partir de 1 000 euros). Côté sécurité, stockez vos données sur un ou plusieurs disques durs externes (160 Go mini) avec des sauvegardes hebdomadaires.
Le conseil des experts Jacques Le Ny et Patrick Bachet, dirigeants de Planet Award, société conseil en travail à distance : à la maison, travaillez sur secteur pour économiser la batterie de votre ordinateur portable.

- Sécurité et authentification : créez-vous plusieurs adresses mail. En vous créant plusieurs adresses mail gratuites - sur Laposte.net, gmail.com, voilà.fr... -, vous pourrez séparer vie professionnelle et vie privée et utiliser ce courriel gratuit comme sauvegarde pour vos fichiers en les envoyant en pièce jointe à cette adresse connue de vous seul et accessible depuis n'importe quel ordinateur.

- Travail collaboratif : pensez aux logiciels en ligne. De nombreux logiciels ou plates-formes internet proposent aux indépendants de partager des documents et de travailler dessus, ensemble et en même temps. Ces solutions sont souvent payantes. Sachez cependant que Google propose un programme de ce type (Google document et tableur), accessible gratuitement.

TÉLÉPHONIE

Le téléphone portable est tout simplement indispensable au télécréateur. Smartphone, PDA communicant ou simple mobile, vous aurez l'embarras du choix. Une priorité cependant : l'autonomie, qui doit être de trois heures au moins. Côté forfait, optez pour trois heures minimum (environ 45 euros par mois selon les opérateurs). Chez vous, optez pour la téléphonie fixe illimitée couplée avec une offre internet ADSL (environ 30 euros par mois). Si vous travaillez à plusieurs sur un même projet, pensez à la téléphonie sur internet. Des logiciels comme Skype ou Wengo permettent de téléphoner gratuitement en utilisant des ordinateurs connectés sur le web et de partager des fichiers.
Le conseil des experts : si vous téléphonez sur internet, équipez-vous d'un casque (de 30 à 120 euros). Cela évite les effets d'écho et les parasites.

- Mise à jour : ne les négligez pas. Un système à jour permet de maintenir un ordinateur au top de sa forme, de limiter les intrusions, d'éviter les bugs... Des messages d'alerte intégrés à votre machine vous informent régulièrement des mises à jour à effectuer. Apprenez à les faire vous-même, ce n'est pas très compliqué.

« Je ne travaille qu'avec des outils portables »

Stéphane Régnier, 37 ans, créateur de Unique Industries

Pas facile d'être à la pointe de la technologie quand on habite et travaille dans un petit studio de 25 m2 en plein coeur de Paris ! C'est pourtant ce qu'a réussi à faire Stéphane Régnier, créateur de la société Unique Industries, qui fabrique et distribue le Strida, un vélo innovant. « Chez moi, chaque centimètre carré compte. Alors autant dire que, côté équipement, je vais à l'essentiel et je ne m'encombre pas inutilement. » Pas de fax, ni de combiné de téléphone fixe, ni de grand bureau ! Juste le minimum vital.

BUREAUTIQUE

Un fax n'est pas forcément indispensable (la plupart des documents sont à présent envoyés en pièce jointe par mail). Idem pour le scanner : votre petit appareil photo numérique, pour peu qu'il possède 5 millions de pixels, peut très bien le remplacer. Photographiez le document en mode macro, chargez-le sur l'ordinateur et le tour est joué. Vous aurez en revanche besoin d'une imprimante. Choisissez un modèle jet d'encre, avec une bonne résolution (4 800 x 1 200 dpi) et une vitesse suffisante (8 pages/min).
Le conseil des experts : si vous avez vraiment besoin des fonctions fax ou scanner et que votre place est comptée, optez pour une imprimante multifonction.

Ce globe-trotteur (il a fait un tour du monde de 28 000 kilomètres à vélo solaire), de formation ingénieur, joue à cent pour cent la carte de la mobilité. « Je ne travaille qu'avec des outils portables. J'ai deux ordinateurs portables, un Mac pour toute la partie graphique et un PC pour l'administration et le web. Je possède également deux téléphones mobiles, un numéro est destiné aux clients et aux prospects, l'autre est réservé aux urgences et seulement communiqué à un nombre restreint de personnes. Je travaille essentiellement par mail et j'essaie de réduire au maximum le papier. J'imprime peu, pour ne pas crouler sous le poids de la documentation. Quand j'ai des impressions à faire, par exemple des plaquettes ou des prospectus, j'externalise et je passe par une association d'imprimeurs qui travaille pour plusieurs clients à la fois. Les coûts sont mutualisés, cela revient moins cher. »

Unique Industries

Activité : fabrication de vélos innovants
Création : août 2006 (SARL)
Localisation : Paris 15e
Chiffre d'affaires : 100 000 euros

Chez Stéphane Régnier, il n'y a donc pas ou peu d'archives, de classeurs ou de dossiers. Tout est numérisé. « C'est toujours un peu risqué d'avoir ses données sur informatique. J'en stocke une bonne partie sur deux disques externes de 250 Go chacun, mais cela ne suffit pas. Pour un maximum de sécurité, j'ai également téléchargé sur internet un logiciel de sauvegarde automatique sur serveurs externes, appelé Cobian. C'est complètement gratuit et le logiciel offre de nombreuses fonctionnalités. J'ai mis en place un plan de sauvegarde programmé, à l'ouverture de l'ordinateur et à son arrêt. En cas de pépin, je sais que mes données sont stockées à l'extérieur et récupérables. »